¿Cuándo usar Microsoft Access?

Microsoft Access (MS Access) es un gestor de bases de datos relacional (RDBMS) «de escritorio» con muchos años de trayectoria a sus espaldas que a pesar de eso en tiempos recientes se encuentra en desuso. En entornos empresariales pocos se acuerdan de él, sin embargo hay algunas circunstancias en que usar Microsoft Access puede ser de utilidad.

Disclaimer: Artículo de opinión sobre un grupo de circunstancias específicas para usar MS Access, no englobamos todos los posibles escenarios para su uso.

Otros gestores con mucha mayor robustez, versatilidad y funcionalidades han robado protagonismo en el mundo de las bases de datos relacionales: Microsoft SQL SERVER, MySQL o PostgreSQL por nombrar algunos.

Googleando un poco aún se encuentran comunidades enteras dedicadas a MS Access, muchos de desarrollos ofimáticos, soluciones comunes o alternativas a problemas frecuentes y aplicaciones complejas que hacen uso del mismo. De ésta manera te preguntarás ¿cuándo usar MS Access?, ¿lo debo considerar?, yo creo que sí, pero primero veamos algunas ventajas de MS Access:

Algunas ventajas y desventajas de Microsoft Access

• Fácil de instalar: viene con la suite ofimática Office.
• Usar Microsoft Access es sencillo para el usuario promedio no técnico.
• Posee buena documentación.
• Tiene buena interfaz gráfica (GUI), algunas personas la utilizan para trabajar con bases de datos gestionadas por otros RDBMS.
• Útil para desarrollar aplicaciones con tecnologías de Microsoft.

Ahora veamos algunas desventajas:

• Los archivos de Access son susceptibles a corromperse.
• Microsoft no continúa mejorándolo: el desarrollo de MS Access está detenido.
• Editor SQL limitado: no posee resaltador de sintaxis y tampoco permite ejecutar múltiples consultas a la vez.
• Dialecto SQL con menor funcionalidad que otros.
• Puede tener conflictos al usarse en conjunto con tecnologías no relacionadas a Microsoft.

Existen otras ventajas y desventajas pero a modo ilustrativo con éstas nos hacemos una idea.

¿Cuándo usar Microsoft access?

Es importante recordar la importancia de usar un buen gestor de base de datos para desarrollar una aplicación, éste es un sistema crítico y por ende su elección debe ser muy bien planificada, pensando siempre en criterios como la escalabilidad, robustez, fiabilidad, velocidad, soporte y documentación, entre otros.

Si trabajas como analista, asistente administrativo, encargado de departamento, pequeño empresario o en resumidas cuentas eres un usuario no-técnico, existen algunas circunstancias donde puedes diseñar e implementar una base de datos o una aplicación Access rápidamente y lograr una buena solución, entre ellas tenemos:

• Cuando no hay tiempo: si necesitas implementar una solución en poco tiempo, puede ser de utilidad ya que en minutos estaría lista. No requiere instalaciones o configuraciones complejas.

• Cuando no hay recursos: si trabajas en un proyecto pequeño donde los recursos económicos son muy limitados o inexistentes podría ser conveniente para ti ya que implementar una base de datos requiere de una infraestructura adecuada, servidores, y soporte técnico.

• Cuando no hay soporte técnico efectivo: es posible que aunque trabajes en una empresa con buenos recursos, pueden existir situaciones donde no dispongas de un soporte técnico efectivo.

Sin más preámbulo veamos cómo luce una pequeña aplicación Access diseñada para ejecutar consultas.

¿Cómo luce una aplicación Access?

El archivo con las tablas lo mantenemos en un lugar seguro, mientras que el archivo «front-end» lo distribuimos a los usuarios que harán uso de la base de datos.

Conclusiones

De ésta manera conseguimos la funcionalidad deseada por los usuarios y al mismo tiempo protegemos el acceso a los datos, éstas aplicaciones suelen crearse con código incrustado que deshabilita el uso de teclas especiales, la tecla SHIFT, menús contextuales, entre otros elementos, con la finalidad de evitar que el usuario pueda acceder a los datos directamente.

Usar Microsoft Access es sencillo, sin embargo no necesariamente se pueden hacer soluciones sencillas, por supuesto existen aplicaciones mucho más complejas que ésta, algunas hacen uso extensivo de los formularios porque estos poseen una mayor versatilidad creando una aplicación con mayor funcionalidad.

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