El lado difícil de crear reportes

Si visualizamos tres reportes distintos podemos ver gráficos, tablas, controles y filtros, consumimos la información y seguimos con nuestras vidas. Aunque los tres reportes se ven similares es posible que el primero se elaboró en 2 horas, el segundo en 2 semanas y el tercero en 1 mes. Esto es algo que el consumidor no siempre es consciente.

Crear un reporte o un dashboard puede ser un proceso simple o complejo dependiendo de varios factores. Te cuento algunos de los obstáculos que debes sortear al crear reportes.

Conexión a las fuentes de datos

Un reporte puede tener una o varias fuentes de datos públicas o privadas, estructurados y no estructurados. No todos los orígenes de datos son soportados por todas las herramientas de Business Intelligence, algunas requieren configuraciones complejas o suministro de parámetros para conectarse. En ocasiones es necesario instalar conectores o usar conectores alternativos. Por ejemplo: en ocasiones al no haber un conector para el gestor de base de datos MariaDB puede usarse el conector MySQL.

Grandes volumenes de datos

Si el volumen de datos a consultar es muy grande puede ser posible tener que aplicar alguna técnica para agilizar la consulta.

  • Si tienes control sobre la base de datos de origen puedes crear una vista limitada y realizar la consulta sobre esta.
  • Ejecutar SQL desde el cliente: Algunas herramientas de análisis permiten ejecutar SQL desde el cliente para consultar un menor volumen de datos.
  • Elección del modo de conexión: Importar y almacenar los datos en el cliente o realizar una conexión directa (sin importar datos) son factores a considerar.

Permisos de red

Contar usuario y contraseña de la base de datos no suele ser suficiente. Si la fuente de datos se encuentra detrás de un firewall, la IP del cliente debe estar registrada en el servidor (whitelisted). El «cliente» puede ser nuestro computador personal o el servidor donde está corriento el software de analisis que estamos usando.

La IP del cliente puede cambiar (IP dinámica), en cuyo caso debes registrar un rango de IP’s en el servidor de datos. Por ejemplo, la herramienta de visualización Google Data Studio la usamos desde nuestro navegador, pero esta corre desde los servidores de Google. Si queremos conectar con una fuente de datos externa, debemos whitelistear las IP’s de los servidores de Google en el firewall del servidor de datos.

Rango de IP’s de Google a registrar en el servidor de datos para usar Google Data Studio

142.251.74.0/23 
2001:4860:4807::/48 (Optional, for platforms that support IPv6)
74.125.0.0/16

Transformación de datos

  • Los tipos de datos soportados por el origen y el destino pueden diferir. Para sortear este problema debes importar los datos asignando algún tipo de datos soportado por tu herramienta de análisis y posteriormente realizar la conversión.
  • Procesos de transformación: Es posible que antes de cargar los datos tengas que realizar transformaciones: eliminar, agregar o reemplazar texto, convertir a mayusculas, minúsculas o capitalizar palabras, eliminar, dividir, agregar, unificar filas o columnas, ejecutar funciones, entre muchas otras operaciones posibles.

Modelado de datos

Cuando trabajas con una o varias fuentes de datos probablemente tengas que crear un modelo. Tareas como crear tablas auxiliares, crear o modificar relaciones entre las tablas o crear jerarquías entre los campos.

Análisis de datos

Si los campos de la tabla de origen son exactamente los que necesitamos todo sería más fácil, sin embargo esta es la excepción, probalemente tengas que crear muchas medidas/métricas/campos calculados.

Crear nuevos campos derivados de campos existentes requiere de habilidad en el lenguaje de análisis de datos. La depuración de una expresión de análisis no es tan sencilla como depurar código de programación: se carece de depurador, es un proceso lento y tortuoso, no suele haber resaltado de sintaxis y los editores no permiten indentar, «beautify» la expresión o previsualizar el resultado de la misma.

Diseño del reporte

Finalmente cuando ya los datos han sido extraidos, transformados, cargados, modelados y analizados, puedes diseñar el reporte con los elementos visuales pertinentes para transmitir el mensaje deseado.

Conclusión

En internet hay ingentes cantidades de contenido acerca de la creación de dashboards y reportes pero estos se centran principalmente en el lado vistoso de la reportería: el diseño del reporte, pero como te acabo de mostrar, existen muchos pasos previos al diseño.

Si eres analista, ejecutivo, gerente o dueño de negocio constantemente necesitas obtener información útil para tomar decisiones diarias, fundamentar un proyecto o agilizar procesos. Te dejo mi portafolio de reportes de muestra que iré ampliando poco a poco.

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Sobre Guillermo Leon Rodriguez

Fundador de savingl.cl y administrador de empresas de profesión. Trata temas relacionados con el desarrollo de soluciones ofimáticas, bases de datos y aplicaciones. Su lema favorito es: automatiza para que no andes con prisas.

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