Registrar datos en Excel, Google Sheets u otra hoja de cálculo

Creo que todos estamos de acuerdo que la manera correcta de registrar datos en Excel, Google Sheets o base de datos es mediante un formulario, algunas de sus ventajas:

1. Permiten validar datos.
2. Evita que los usuarios accedan a las tablas y puedan modificar su estructura, los datos o eliminar registros.
3. Pueden incluir descripciones y aclaratorias para que el usuario ingrese los datos correctamente.
4. La interfaz del formulario facilita el ingreso de datos.

Algunos formularios que quizás conozcas son: los formularios para bases de datos Access, los creados con VBA Excel, los incrustados en páginas web, Google Forms y los integrados en aplicaciones.

Sin embargo, hay algunas circunstancias «especiales» donde puede ser más conveniente registrar datos directamente en Excel, Google Sheets u otra hoja de cálculo, con todos los contras que eso conlleva pero aprovechando su versatilidad. Por ejemplo, en algunas empresas se necesita digitar en cuestión de pocos minutos u horas una cantidad muy grande de registros y en estos casos los formularios pueden ser un poco limitantes.

Las hojas de cálculo como Excel o Google Sheets nos permiten: arrastrar celdas, copiar, pegar, modificar fórmulas, modificar conjuntos de datos, usar formatos condicionales, visualizar los datos a medida que se digitan, entre otras cosas funcionalidades.

Pero hay que tener mucho ojo, casi siempre lo mejor es usar formularios, si un formulario te parece engorroso de usar probablemente está mal diseñado. En éste artículo vamos a comentar ese caso especial en que es conveniente digitar sobre una hoja de cálculo y algunos funcionalidades que te pueden ayudar a digitar.

Ingresar datos repetidos y series

Cuando necesitas registrar datos en Excel (repetitivos o series) puedes perder algo de tiempo, porque debes arrastrar con el mouse las celdas, copiar y pegar o rellenar con el teclado. Si sabes de antemano la cantidad de registros que vas a digitar en el lote que estás ingresando, con VBA o Google Appscript puedes rellenar automáticamente, acá te mostramos un ejemplo:

Crear un formato

Si trabajas con una hoja diferente cada día, semana o mes, generalmente se tiene un formato vacío con las fórmulas, encabezados de tabla, formatos condicionales, validaciones, entre otros elementos que se suelen incorporar. Si todos los elementos mencionados son estáticos, es decir, no cambian, este método es efectivo, pero en otros casos hay que cambiar elementos como fechas, series numéricas o quizás algunas formulas cuya composición es dinámica y como puedes intuir este proceso consume tiempo. Para evitar esto se puede usar App Script o VBA para crear nuevas hojas de trabajo.

Campos formulados

Hay cientos de recursos acerca de fórmulas para hojas de cálculo, los campos formulados nos permiten inferir o calcular datos y de esa manera evitamos digitarlos. Por ahora comentamos algunas recurrentes:

Funciones de búsqueda

Usadas para buscar datos ubicados otra matriz a nuestra hoja de trabajo. Para emplearlas se utilizan tablas auxiliares ubicadas en otras hojas o libros y mediante fórmulas las consultamos, entre ellas tenemos.

• BuscarV: Cuando necesitamos traer un valor de otra matriz siempre que conozcamos la ubicación de la columna donde se encuentran los valores que queremos devolver, esta columna tiene que estar ubicada del lado derecho respecto a la columna de referencia.
• BuscarV + Coincidir: Si necesitamos traer un valor de otra matriz, pero la ubicación de la columna donde están los valores puede variar, para ello usamos Coincidir para dar con la ubicación de la columna.
• Índice + Coincidir: se usa de la misma forma que BuscarV + Coincidir, pero es más potente porque como lo mencionamos anteriormente con BuscarV traemos datos ubicados a la derecha de la columna de referencia, en cambio con Índice es posible hacerlo a la izquierda o la derecha.

Como no vamos a inventar la rueda dos veces, te dejamos un enlace con una explicación detallada acerca del uso de estas funciones.

Condicionales «si»

La función SI (IF) simple o SI.CONJUNTO (IFS) puede ser útil para inferir datos y ahorrar tiempo digitando. Dependiendo de una o más condiciones se mostrará el resultado deseado. Si existen muchas condiciones y resultados posibles para el campo que quieres formular, lo mejor es aplicar tablas auxiliares y funciones de búsqueda como lo acabamos de ver.

Hay que evitar siempre anidar muchas de estas juntas porque luego se complica su comprensión para ti y para otras personas, aunque hoy comprendas su funcionamiento, quizás en un par de meses lo olvides. En general hay que evitar anidar muchas fórmulas.

// Ejemplo de funciones SI anidadas. Como puedes observar es difícil leer y comprender.

=SI(E21="1",SI(Y21="ROJO","VERDE",SI(Y21="AMARILLO","AZUL",SI(Y21="PURPURA","NARANJA",SI(Y21="NEGRO","BLANCO",)))),SI(E21<>"2",SI(Y21="MARRON","GRIS",SI(Y21="CELESTE","AZUL",SI(Y21="FUCSIA","AMARILLO",SI(Y21="AZUL","ROJO","REVISAR"))))))


// Si le aplicamos saltos de linea e indentación puede visualizarse un poco como cada SI tiene anidado otro.

=SI(
    E21="1",SI(
	       Y21="ROJO","VERDE",SI(
				     Y21="AMARILLO","AZUL",SI(
							      Y21="PURPURA","NARANJA",SI(
											 Y21="NEGRO","BLANCO",
										         )
							     )
			            )
	      ),
	
    SI(E21<>"2",SI(
		   Y21="MARRON","GRIS",SI(
					  Y21="CELESTE","AZUL",SI(
								  Y21="FUCSIA","AMARILLO",SI(
										             Y21="AZUL","ROJO","REVISAR"
										             )
								  )
					  )
		   )
       )
  )

// Aún así es engorrosa su comprensión, además, la barra de fórmulas de Excel / Google Sheets tiene tamaño limitado por lo que aplicar saltos de linea e indentación no suele ser una opción.

Concatenar

Como su nombre lo indica, útil para unir varias cadenas en una sola celda. Se usa de la siguiente manera:

Existen muchas otras fórmulas que no podemos detallar, pero la idea está clara: formular campos te ahorra tiempo de digitación. Implementarlas dependerá de cada caso, si se te complica implementarlas envíanos un mensaje y te ayudamos.

Formatos condicionales

Estarás digitando a mucha velocidad, por lo cual puede ser útil tener formatos condicionales que te alerten si algo va mal. Existen muchas condiciones posibles, por ahora veremos dos:

Validaciones de datos

Puede que quieras tener un control estricto sobre lo que se digita en ciertos campos, puedes incluir validaciones que arrojen una advertencia cuando se digite un valor incorrecto o que directamente no permitan el ingreso del dato.

Tablas dinámicas

En la medida que vas ingresando datos puede que necesites un resumen en tiempo real con información resumida. Para ello es posible usar tablas dinámicas.

Conclusión

Como hemos visto estos distintos recursos nos pueden ayudar a registrar datos en Excel o Google Sheets, de esa manera aprovechamos lo versátil que son. Para cualquier otra solución que no involucre los elementos mencionados se puede desarrollar con el lenguaje de scripting VBA o AppScript.

Esta aproximación tiene algunos contras, un usuario con acceso a la estructura de la tabla, fórmulas, y otros elementos puede incurrir en errores y afectar la fiabilidad de los datos. Probablemente si en el proceso de registro se necesita mucha velocidad, no habrá tiempo para correcciones cuando haya que cargar los datos al sistema que los necesite. Se pueden crear crear controles y validaciones automáticas para abordar estos problemas

Tarde o temprano si se desea incrementar la eficiencia, eficacia y seguridad del proceso de ingreso de datos, se debe migrar a alguna solución informática que los garantice, pero como solución transitoria, las hojas de cálculo suelen ser bastante útiles si están bien hechas.

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